Einen Stundenplan im September aufzustellen, ist der einfache Teil. Schwierig wird es danach: Das Fußballtraining einer Schülerin wandert auf den Dienstag, eine Lehrkraft fällt krank aus, die Herbstferien liegen anders als im Vorjahr, und drei abgesagte Stunden müssen „noch nachgeholt werden“. Ohne System trägt die Schulleitung all das im Kopf. Das geht gut, bis es eines Tages nicht mehr geht, und meistens fällt es zuerst einem Elternteil auf.
Einen Stundenplan für die Musikschule in fünf Schritten aufbauen
Egal, ob du in Musicdott, in einem anderen Programm oder auf Papier planst: In dieser Reihenfolge sparst du dir viel Umschieben.
- 1
Zuerst die Verfügbarkeit klären
Welche Lehrkraft kann wann unterrichten, und welche Räume hast du? Das ist dein Spielfeld. Ohne diese Grundlage jonglierst du mit Einzelwünschen von Eltern, bevor du weißt, was überhaupt möglich ist.
- 2
Die Ferien eintragen
Mach das, bevor du irgendetwas planst. So weißt du sofort, wie viele Unterrichtswochen dein Jahr hat, und das brauchst du, um Monats- oder Halbjahresgebühren festzulegen.
- 3
Feste Wochenstunden planen
Eine Serie pro Schüler: gleicher Tag, gleiche Uhrzeit, gleiche Lehrkraft. Vergib zuerst die begehrten Zeiten direkt nach der Schule und biete die ruhigeren Zeiten Erwachsenen an.
- 4
Platz für Nachholstunden lassen
Ein komplett voller Stundenplan hat keinen Platz für eine ausgefallene Stunde. Ein paar freie Termine pro Lehrkraft und Woche ersparen dir viele unangenehme Gespräche.
- 5
Deine Absageregeln aufschreiben
Wie früh muss ein Schüler absagen? Wie viele Stunden pro Jahr holst du nach, und in welchem Zeitraum? Halte es in deinen Bedingungen fest, damit du es nicht jedes Mal neu verhandelst.
Feste Wochenstunden statt einzelner Termine
Musikunterricht findet fast immer wöchentlich zur selben Zeit statt. Deshalb buchst du in Musicdott keine einzelnen Termine, sondern legst eine feste Serie an: jeden Dienstag um 16 Uhr, dreißig Minuten, bei dieser Lehrkraft in diesem Raum, ab diesem Datum. Daraus entstehen die einzelnen Stunden, wobei die Ferien und Schließtage übersprungen werden, die du einmal fürs Jahr eingetragen hast. Ändert sich nur eine Woche, änderst du nur diese Stunde. Hört ein Schüler auf, bekommt die Serie ein Enddatum, und die Unterrichtshistorie bleibt in seiner Schülerakte erhalten.
Setzt du versehentlich zwei Schüler zur selben Zeit bei derselben Lehrkraft ein, bekommst du eine Warnung. Die Prüfung greift auch, wenn du ein Datum außerhalb der gerade angezeigten Woche wählst. So entdeckst du eine Doppelbuchung nicht erst am Tag selbst.
Nachholstunden ohne Excel-Liste
Nachholstunden fressen in jeder Musikschule still und leise Zeit. Eine Stunde fällt aus, du versprichst, sie nachzuholen, und drei Wochen später weiß niemand mehr, ob das passiert ist. In Musicdott markierst du eine abgesagte Stunde als nachzuholen. Sie landet auf einer eigenen Nachholliste, farblich danach markiert, wie lange sie schon wartet: grün bis zwei Wochen, orange bis ein Monat, danach rot.
Für jede offene Nachholstunde siehst du Vorschläge für freie Termine bei derselben Lehrkraft in den nächsten zwei Wochen, mit derselben Stundenlänge. Musicdott berücksichtigt dabei die Verfügbarkeit der Lehrkraft, bestehende Stunden, feste Serien, Ferien und Räume und wählt pro Tag die Termine, die der ursprünglichen Uhrzeit am nächsten liegen. Du suchst einen aus, und die Nachholstunde steht im Plan. Einzige Voraussetzung: Die Lehrkraft hat ihre Verfügbarkeit eingetragen. Eine klare, einheitliche Regel ist für alle fairer als Ausnahmen von Fall zu Fall, auch für Eltern, wie dieser Beitrag zeigt:Was Eltern vom Musikunterricht erwarten können.
Was ist enthalten, und was kommt mit dem Manager-Add-on?
| Funktion | Jeder Plan | Mit Manager (19,95 €/Monat) |
|---|---|---|
| Feste Wochenstunden, Ferien, Räume | Ja | Ja |
| Warnung bei Doppelbuchungen | Ja | Ja |
| Nachholstunden mit Terminvorschlägen | Ja | Ja |
| iCal-Kalenderfeed und E-Mail-Erinnerung am Vortag | Ja | Ja |
| Lehrkraft krank: ganzen Tag absagen und Schüler per E-Mail informieren | Stunde für Stunde | Auf einmal |
| Probestunden online auf deiner eigenen Website buchen | Nein | Ja |
| Stunden der Lehrkräfte pro Monat, Monatsabschluss, CSV-Export | Nein | Ja |
Probestunden, die über deine Website gebucht werden, nutzen dieselbe Verfügbarkeit wie der Stundenplan. Ein Besucher kann also nur einen Termin wählen, der wirklich frei ist. Mehr dazu auf der SeiteManager und, wie du die Probestundenbuchung mit einer Zeile Code in deine bestehende Schulwebsite einbaust, unterProbestunden und Chat.
Schüler, Eltern und Lehrkräfte wissen, woran sie sind
Der Stundenplan deiner Schule steht als iCal-Abo für Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook bereit. Es ist ein Feed in eine Richtung: Du änderst etwas in Musicdott, und es erscheint im Kalender. Schüler mit E-Mail-Adresse bekommen am Tag vor ihrer Stunde eine Erinnerung. Eltern sehen den Plan in ihrem eigenen Elternzugang, ein Login reicht auch für Geschwister. Lehrkräfte sehen ihren eigenen Stundenplan, die Schulleitung die ganze Schule.
Was die Stundenplanung in Musicdott nicht kann
Ganz offen: Es gibt keinen Kalender, in dem du Stunden per Drag-and-drop verschiebst, und keine Synchronisierung in beide Richtungen mit Google Kalender. Musicdott ist auf wöchentlichen Einzelunterricht ausgelegt, nicht auf große Gruppenkurse mit Anmeldung pro Semester. Läuft deine Schule vor allem über Gruppenkurse, Chöre oder Ensembles, vergleiche vor der Entscheidung ein paar Programme; unsereCheckliste zum Vergleich von Musikschulsoftware hilft dabei.
Mehr als ein Stundenplan
Die Planung hält eine Schule am Laufen, aber sie bringt Schüler nicht weiter. In Musicdott öffnet dieselbe Stunde im Plan auch den Unterrichtsinhalt, die Stundennotizen und das Übeprotokoll. So wird sichtbar, was zwischen den Stunden passiert. Wie das funktioniert, zeigt die Seite zurÜbe-App. Du unterrichtest allein? Dann schau dirSoftware für Musiklehrer an.
Die Pläne beginnen bei 29,95 € pro Monat zzgl. MwSt. für 1 Lehrkraft und 25 Schüler. Der erste Monat ist gratis, und du kannst monatlich kündigen. Details findest du auf der Preisseite.