Wer nach Musikschulsoftware sucht, findet schnell ein Dutzend Programme, die auf dem Papier gleich aussehen. Viele davon sind gut, und einige konzentrieren sich vor allem auf Planung und Abrechnung. Die Unterschiede, auf die es ankommt, zeigen sich meist erst nach ein paar Monaten im Alltag. Dieser Ratgeber hilft dir, sie vorher zu finden. Wir machen Musicdott, wir sind also nicht neutral. Genau deshalb sagen wir offen, wo wir passen und wo nicht.
Fang bei deinem Engpass an, nicht bei der Funktionsliste
Wer Funktionslisten vergleicht, landet beim Programm mit den meisten Häkchen, und das ist selten das, das dir jeden Tag hilft. Schreib zuerst die drei Dinge auf, die dich am meisten Zeit kosten oder am häufigsten schiefgehen. Für die eine Schule sind das ausstehende Unterrichtsgebühren, für die andere die Flut an Elternnachrichten oder das Jonglieren mit Nachholstunden. Beurteile jedes Programm zuerst an diesen drei Punkten. Der Rest ist zweitrangig.
Denk auch daran, wo du in zwei Jahren stehen willst. Eine selbstständige Lehrkraft, die nie wachsen will, braucht etwas anderes als jemand, der nächstes Jahr eine zweite Lehrkraft einstellen möchte. Wenn dich das beschäftigt, lies Wann du eine zweite Lehrkraft einstellen solltest.
Die Checkliste
Stell diese Fragen jedem Anbieter. In der rechten Spalte steht unsere eigene Antwort, damit du sofort einen Vergleichspunkt hast.
| Kriterium | Frage an den Anbieter | Musicdott |
|---|---|---|
| Auftragsverarbeitungsvertrag | Ist er standardmäßig dabei, oder musst du danach fragen? | Bei jedem Plan enthalten. |
| Datenspeicherung | Wo liegt die Datenbank? Welche Unterauftragsverarbeiter sitzen außerhalb der EU? | Anwendung und Datenbank in der EU; die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich. |
| Sicherheit | Gibt es Zwei-Faktor-Anmeldung für Lehrkräfte, und ist sie Pflicht? | Pflicht für Schulinhaber und Lehrkräfte. |
| Stundenplan und Nachholstunden | Kannst du feste Wochenstunden anlegen? Wie werden Ferien und Nachholstunden gehandhabt? | Feste Serien, Ferien, Warnung bei Doppelbuchung, Nachholliste mit Terminvorschlägen. |
| Unterrichtsinhalte | Kannst du Lektionen mit eigenem Material bauen und im Unterrichtsraum zeigen? | Lektionen aus Blöcken (Video, Noten, Tabs, Drum-Patterns, Akkorde) plus Teach Mode auf einem zweiten Bildschirm. |
| Üben zwischen den Stunden | Finden Schüler ihr Material zu Hause? Weiß die Lehrkraft, ob geübt wurde? | Ja, das ist der Kern von Musicdott: Übeprotokoll, Bewertung durch die Lehrkraft, XP. |
| Eltern | Bekommen Eltern einen eigenen Login? Funktioniert das für Familien mit mehreren Kindern? | Elternportal mit einem Login pro Familie. |
| Gebühren und Rechnungen | Stellt das Programm Rechnungen aus und zieht Zahlungen ein, oder hält es nur fest, wer bezahlt hat? | Keine Rechnungen und kein Zahlungseinzug. Zahlungsstatus, Erinnerungen und CSV-Export über das Manager-Add-on. |
| Import | Kannst du deine aktuelle Schülerliste ohne Abtippen übernehmen? | CSV-Import mit Vorschau und Spaltenzuordnung. |
| Preismodell | Pro Schüler, pro Lehrkraft oder pauschal? Was kostet es bei doppelter Größe? | Pläne mit Grundpreis und Blöcken von 5 Schülern; Compleet ist pauschal. |
| Test und Vertrag | Kannst du es kostenlos testen? Bist du an einen Jahresvertrag gebunden? | Erster Monat gratis, monatlich kündbar. |
Datenschutz und Daten von Kindern
Eine Musikschule verarbeitet personenbezogene Daten, oft von Minderjährigen. Du bist der Verantwortliche, der Softwareanbieter dein Auftragsverarbeiter, und das hältst du nach der DSGVO in einem Auftragsverarbeitungsvertrag fest. Frag, wo die Daten gespeichert werden und welche weiteren Parteien (Unterauftragsverarbeiter) darauf zugreifen können. „Gehostet in der EU“ ist ein guter Anfang, aber E-Mail- oder Zahlungsdienste können woanders sitzen. Das ist nicht unbedingt ein Problem, solange es transparent ist und durch Garantien wie Standardvertragsklauseln abgesichert wird. Der Auftragsverarbeitungsvertragund die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeitervon Musicdott stehen einfach auf der Website.
Stundenplan, Üben und Eltern: die tägliche Arbeit
Teste nicht nur, ob es einen Kalender gibt, sondern was passiert, wenn etwas schiefgeht: eine abgesagte Stunde, eine kranke Lehrkraft, eine Ferienwoche. Wie schnell organisierst du eine Nachholstunde? Auf der Seite zumStundenplan zeigen wir, wie wir das lösen.
Schau dir dann an, was zwischen den Stunden passiert. Software, die nur verwaltet, hält deine Schule am Laufen, bringt deine Schüler aber nicht weiter. Finden Schüler ihr Material zu Hause? Weiß die Lehrkraft, ob geübt wurde? Lässt sich die Lektion im Raum auf einem Bildschirm zeigen? Genau da kommt Musicdott her; siehe die Seite zurÜbe-App undWas eine gute Musik-App leisten sollte – und was nicht. Und bei Kindern: Bekommen Eltern einen eigenen Login, und funktioniert das für eine Familie mit zwei Kindern an deiner Schule?
Rechnungen: in der Schulsoftware oder in der Buchhaltung?
Manche Programme stellen Rechnungen aus und ziehen Zahlungen per Karte oder Lastschrift ein; andere halten nur fest, wer bezahlt hat, und überlassen die Rechnungen deiner Buchhaltungssoftware. Beides funktioniert, solange du weißt, was du willst. Brauchst du ein System für alles, ist Musicdott nichts für dich: Wir stellen keine nummerierten Rechnungen aus und ziehen keine Unterrichtsgebühren ein. Mit demManager-Add-on (19,95 € pro Monat) hältst du den Zahlungsstatus pro Schüler und Monat fest, verschickst Erinnerungen, erstellst Quittungen und exportierst alles als CSV für deine Steuerberatung.
Preis pro Schüler oder Pauschale?
Ein Preis pro Schüler fühlt sich fair an, solange du klein bist, steigt aber mit jeder Anmeldung. Eine Pauschale ist planbar, du zahlst sie aber auch in den Sommerferien. Rechne deshalb immer zwei Szenarien durch: deine aktuelle Schülerzahl und die, die du in zwei Jahren erwartest. Rechne Add-ons, Einrichtungsgebühren und MwSt. mit ein und prüfe, in welcher Währung abgerechnet wird.
Musicdott liegt dazwischen. Standard kostet 29,95 € pro Monat für 1 Lehrkraft und 25 Schüler, plus 4,50 € pro Block von 5 weiteren Schülern; eine Lehrkraft mit 40 Schülern zahlt also 43,45 €. Pro kostet 49,95 € für bis zu 3 Lehrkräfte und 75 Schüler, Compleet pauschal 89,95 € für unbegrenzt viele Lehrkräfte und Schüler. Sobald ein größerer Plan für dich günstiger ist, stellen wir dich automatisch um. Alle Preise in Euro zzgl. MwSt.; Details auf der Preisseite.
Wechseln, ohne alles abzutippen
Ein Wechsel scheitert selten an der Software selbst, sondern am Umzug. Frag, ob du deine Schülerliste importieren kannst, ob du vorher eine Vorschau siehst und was mit der Unterrichtshistorie passiert. In Musicdott importierst du eine CSV-Datei aus deiner Tabelle und ordnest die Spalten selbst zu. Schüler und Eltern bekommen danach eine Einladung, ihr Konto zu aktivieren. Wie du diese Daten danach in Ordnung hältst, steht auf der Seite zurSchülerverwaltung.
Wo Musicdott passt und wo nicht
Passt gut
- Wöchentlicher Einzelunterricht
- Von selbstständigen Lehrkräften bis zu Schulen mit einer Handvoll Lehrkräften
- Du willst, dass Schüler zwischen den Stunden mehr üben
- Du willst eigenes Lernmaterial nutzen, auch auf einem Bildschirm im Raum
- Eltern sollen mitverfolgen können
- Deine Rechnungen laufen schon woanders
Schau dich weiter um
- Du willst Rechnungen, Kartenzahlung oder Lastschrift im selben Programm
- Deine Schule besteht vor allem aus Gruppenkursen, Orchestern oder Ensembles mit Anmeldung pro Semester
- Du brauchst einen Kalender mit Drag-and-drop oder Google-Kalender-Synchronisierung in beide Richtungen
- Du suchst vor allem Buchhaltungs- oder Kassensoftware
Es gibt mehrere gute Programme für Musikschulen. Unser Rat: Teste zwei oder drei mit deinen eigenen Daten und deiner eigenen Unterrichtswoche. Bei uns ist der erste Monat gratis und monatlich kündbar. Du unterrichtest allein? Dann schau dir auch Software für Musiklehrer an.