Die meisten Musikschulen beginnen mit einer Tabelle. Name, Telefonnummer, Unterrichtstag, vielleicht eine Spalte „bezahlt“. Das funktioniert, bis eine zweite Lehrkraft dazukommt, ein Schüler mitten im Jahr aufhört oder ein Elternteil fragt, was die Tochter in diesem Halbjahr eigentlich gelernt hat. Dann zeigt sich, dass die Informationen über eine Tabelle, ein Notizheft, dein Postfach und ein paar Chatverläufe verstreut sind. Gute Software für die Schülerverwaltung löst genau das: ein Ort, an dem alles über einen Schüler zusammenkommt und an dem jede Lehrkraft findet, was sie braucht.
Was in eine gute Schülerakte einer Musikschule gehört
Egal wie groß deine Schule ist, die Grundlagen sind dieselben. Pro Schüler willst du mindestens Folgendes finden:
- Kontaktdaten von Schüler und Eltern, denn bei Kindern sind die Eltern deine eigentlichen Ansprechpartner.
- Die Unterrichtsvereinbarung: welche Lehrkraft, welcher Tag, welche Uhrzeit, wie lange und in welchem Raum.
- Beginn und Ende, inklusive des Grundes für die Abmeldung. Unbezahlbar, wenn du später verstehen willst, warum Schüler gehen.
- Unterrichtshistorie: welche Stunden stattfanden, welche abgesagt wurden und welche noch nachzuholen sind.
- Fortschritt: woran der Schüler arbeitet, was er schon kann und was noch wachsen muss.
- Einwilligung: Bei Minderjährigen willst du zeigen können, dass die Eltern dem zugestimmt haben, was du speicherst.
In Musicdott steht all das im Schülerprofil. Eine Stunde planen, eine Stundennotiz schreiben oder ein Elternteil einladen: Alles passiert von derselben Seite aus. Alle Lehrkräfte arbeiten im selben System. Übernimmt eine Kollegin eine Vertretungsstunde, sieht sie sofort, wo der Schüler gerade steht.
Von der Verwaltung zur echten Lernbegleitung
Ein Adressbuch ist noch keine Lernbegleitung. Der Unterschied liegt in dem, was zwischen den Stunden passiert. Nach jeder Stunde schreibst du in Musicdott eine kurze Stundennotiz: was ihr gemacht habt, die Hausaufgabe und vielleicht das erreichte Tempo. Zusammen ergeben diese Notizen ein Protokoll, das du vor der nächsten Stunde in zehn Sekunden überfliegst.
Lektionen und Übungen bereitest du mit Text, Video, Noten, Tabs oder Drum-Patterns vor. Schüler sehen sie in ihrem eigenen Konto und melden mit einem Klick, dass sie geübt haben. Du als Lehrkraft bewertest, wie weit sie sind, auf einer einfachen Skala von „muss noch üben“ bis „kann es anwenden“. So siehst du auf einen Blick, wer feststeckt, lange bevor ein Schüler ans Aufhören denkt. Die Seite zur Übe-Apperklärt den ganzen Ablauf.
Ein paar Mal im Jahr willst du außerdem einen Schritt zurücktreten. Mit Fortschrittsberichten schreibst du pro Schüler einen Überblick, den du erst veröffentlichst, wenn du zufrieden bist. Das ist praktisch zum Halbjahresende oder vor einem Vorspiel, wenn Eltern wissen wollen, wo ihr Kind steht. Mehr zum Lernmaterial auf der Seite zurUnterrichtsplattform.
Eltern gehören dazu
Bei Schülern bis etwa sechzehn klärst du fast alles mit den Eltern. Du lädst ein Elternteil aus dem Schülerprofil ein; es bekommt einen eigenen Login mit Stundenplan, Lektionen, Fortschritt und Nachrichten. Sind zwei Geschwister unter derselben E-Mail-Adresse an deiner Schule, sieht das Elternteil beide Kinder in einem Konto. Das erspart dir doppelte Erklärungen und den Eltern einen Stapel einzelner E-Mails. Wie Eltern unterstützen können, ohne zur Übe-Polizei zu werden, liest du indiesem Beitrag.
Tabelle oder Software: der Unterschied im Alltag
| Situation | Tabelle + WhatsApp | Musicdott |
|---|---|---|
| Eine Kollegin übernimmt eine Vertretung | Herumfragen, was los ist | Stundennotizen und Aufgaben stehen im Profil |
| Ein Elternteil fragt nach dem Fortschritt | Aus dem Gedächtnis | Das Elternteil schaut im Elternportal nach |
| Ein Schüler hört auf | Zeile gelöscht, Grund verloren | Enddatum und Grund festgehalten |
| Handy verloren oder Laptop kaputt | Daten womöglich weg | Alles online, hinter Zwei-Faktor-Anmeldung |
Deine bestehende Schülerliste übernehmen
Ein Wechsel scheitert meist an einer Sache: Niemand will sechzig Schüler von Hand abtippen. Deshalb importierst du in Musicdott eine CSV-Datei, ein Format, das jede Tabellenkalkulation speichern kann. Du siehst zuerst eine Vorschau, ordnest die Spalten selbst zu, und erst dann wird etwas angelegt. Jeder Schüler oder jedes Elternteil bekommt anschließend eine E-Mail-Einladung, um sein Konto zu aktivieren. Vergleichst du mehrere Programme, findest du in der Checkliste zur Musikschulsoftware die Fragen zum Umzug deiner Daten.
DSGVO und Daten von Kindern
Du speicherst personenbezogene Daten, oft von Kindern. Also musst du wissen, wo sie liegen und wer darauf zugreifen kann. Anwendung und Datenbank von Musicdott laufen in der EU. Zu jedem Plan gehört einAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und die Seite zu denUnterauftragsverarbeitern listet genau, welche Dienste wir nutzen, auch die wenigen außerhalb der EU, die über Standardvertragsklauseln abgesichert sind. Lehrkräfte und Schulinhaber müssen sich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden. Bei Minderjährigen kannst du die Eltern um ihre Einwilligung bitten, und Konten, die seit Jahren nicht genutzt werden, werden automatisch anonymisiert. Die DSGVO gilt in Deutschland und Österreich gleichermaßen.
Software nimmt dir nicht alles ab: Du bleibst verantwortlich dafür, was du speicherst und warum. Eine gute Faustregel ist, nur das festzuhalten, was du für guten Unterricht und den Betrieb deiner Schule brauchst.
Was Musicdott nicht macht
Ehrlich gesagt: Musicdott ist keine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Wir stellen keine nummerierten Rechnungen aus, nehmen keine Kartenzahlungen an und ziehen keine Lastschriften ein. Mit demManager-Add-on (19,95 € pro Monat) hältst du pro Schüler und Monat fest, ob die Gebühr bezahlt ist, verschickst Zahlungserinnerungen, erstellst eine Quittung und exportierst alles als CSV für deine Buchhaltung. Musicdott ist außerdem auf Einzelunterricht ausgelegt, nicht auf große Gruppenkurse mit Anmeldung pro Semester.
Was kostet es?
Standard kostet 29,95 € pro Monat für 1 Lehrkraft und 25 Schüler. Pro kostet 49,95 € für bis zu 3 Lehrkräfte und 75 Schüler, Compleet 89,95 € für unbegrenzt viele Lehrkräfte und Schüler. Alle Preise zzgl. MwSt. Der erste Monat ist gratis, und du kannst monatlich kündigen. Alle Details auf derPreisseite.