Wie software voor een muziekschool zoekt, vindt al snel pakketten die op papier hetzelfde doen. Het verschil zit in details die je pas na een paar maanden ziet. Deze gids helpt je ze vooraf te vinden. We zijn de maker van Musicdott en dus niet neutraal; daarom zijn we eerlijk over waar we wel en niet passen.
Begin bij je knelpunt, niet bij de featurelijst
Featurelijsten vergelijken leidt tot het pakket met de meeste vinkjes, en dat is zelden het pakket dat je dagelijks helpt. Schrijf eerst op welke drie dingen je nu de meeste tijd kosten of het vaakst misgaan. Voor de ene school is dat het najagen van lesgeld, voor de andere de stroom berichten van ouders of het gepuzzel met inhaallessen. Beoordeel elk pakket eerst op die drie punten. De rest is bijzaak.
Kijk ook naar waar je over twee jaar wilt staan. Een zelfstandige docent die nooit wil uitbreiden heeft andere eisen dan iemand die volgend jaar een tweede docent wil aannemen. Twijfel je daarover, lees danwanneer je een tweede docent aanneemt.
De checklist
Stel elke leverancier deze vragen. In de rechterkolom staat ons eigen antwoord, zodat je meteen een vergelijkingspunt hebt.
| Criterium | Vraag aan de leverancier | Musicdott |
|---|---|---|
| Verwerkersovereenkomst | Is die standaard inbegrepen, of moet je erom vragen? | Ja, bij elk abonnement (zie /dpa). |
| Opslag van gegevens | Waar staat de database? Welke sub-verwerkers zitten buiten de EU? | Applicatie en database in de EU; volledige lijst sub-verwerkers is openbaar. |
| Beveiliging | Is tweestapsverificatie mogelijk of verplicht voor docenten? | Verplicht voor eigenaren en docenten. |
| Rooster en inhaallessen | Kun je vaste lesreeksen plannen? Hoe gaan vakanties en inhaallessen? | Lesreeksen, vakanties, waarschuwing bij dubbele boeking, inhaallessen met suggesties. |
| Oefenen tussen de lessen | Ziet de leerling thuis zijn lesmateriaal? Weet de docent of er geoefend is? | Ja, dit is de kern van Musicdott. |
| Ouders | Krijgen ouders een eigen login? Werkt het voor gezinnen met meerdere kinderen? | Ouderportaal met één login per gezin. |
| Lesgeld en facturatie | Maakt het pakket facturen en regelt het incasso, of houdt het alleen betalingen bij? | Geen facturen of incasso. Betaalstatus, herinneringen en CSV-export via de Manager-add-on. |
| Import | Kun je je huidige leerlinglijst importeren zonder overtypen? | CSV-import met voorbeeld en kolomkoppeling. |
| Prijsmodel | Per leerling, per docent of vast? Wat kost het bij twee keer zoveel leerlingen? | Plannen met een basisprijs en blokken van 5 leerlingen; Compleet is vast. |
| Proefperiode en opzeggen | Kun je gratis proberen? Zit je vast aan een jaarcontract? | Eerste maand gratis, maandelijks opzegbaar. |
AVG en gegevens van kinderen
Een muziekschool verwerkt persoonsgegevens, vaak van minderjarigen. Dan ben jij verantwoordelijk, en is de softwareleverancier jouw verwerker. Dat leg je vast in een verwerkersovereenkomst. Vraag ook waar de gegevens staan en welke andere partijen (sub-verwerkers) erbij kunnen. "Data in de EU" is een goed begin, maar e-maildiensten of betaalproviders kunnen buiten de EU zitten. Dat is niet per se een probleem, zolang het transparant is en er afspraken zijn zoals standaardcontractbepalingen. Bij Musicdott vind je onzeverwerkersovereenkomst en de volledige lijstsub-verwerkers gewoon op de site.
Rooster, oefenen en ouders: het dagelijkse werk
Test niet óf er een rooster is, maar wat er gebeurt als het misgaat: een afgemelde les, een zieke docent, een vakantie. Hoe snel plan je een inhaalles in? Op de pagina over het lesrooster voor muziekscholen lees je hoe wij dat aanpakken.
Kijk daarnaast naar wat er tussen de lessen gebeurt. Software die alleen administratie doet, helpt je school draaien, maar niet je leerlingen vooruit. Kan een leerling thuis zijn lesmateriaal terugvinden? Weet de docent of er geoefend is? Dat is waar Musicdott vandaan komt, en waarom we er zoveel over schrijven, bijvoorbeeld inwaarom leerlingen niet oefenen. En bij kinderen: krijgen ouders een eigen login, en werkt dat voor een gezin met twee kinderen op je school?
Facturatie: in je muziekschoolsoftware of in je boekhouding?
Sommige pakketten maken facturen en regelen incasso, andere houden alleen bij wie betaald heeft en laten de facturen aan je boekhoudprogramma over. Beide werkt, als je maar weet welke je wilt. Wil je één systeem voor alles, dan valt Musicdott af: wij maken geen facturen met factuurnummers en innen geen lesgeld. Met deManager-add-on (€19,95 per maand) houd je wel per leerling per maand de betaalstatus bij, stuur je herinneringen, maak je kwitanties en exporteer je alles als CSV voor je boekhouder.
Prijs per leerling of een vaste prijs?
Een prijs per leerling voelt eerlijk als je klein bent, maar stijgt mee met elke nieuwe aanmelding. Een vaste prijs is voorspelbaar, maar je betaalt hem ook in de zomer. Reken daarom altijd twee scenario's uit: je huidige aantal leerlingen en het aantal dat je over twee jaar verwacht. Tel ook add-ons, opstartkosten en btw mee.
Musicdott zit ertussenin. Standaard kost €29,95 per maand voor 1 docent en 25 leerlingen, plus €4,50 per blok van 5 extra leerlingen. Een docent met 40 leerlingen betaalt dus €43,45. Pro kost €49,95 voor tot 3 docenten en 75 leerlingen, en Compleet €89,95 vast voor onbeperkt docenten en leerlingen. Zodra een groter plan voor jou goedkoper is, schakelen we automatisch over. Alle bedragen zijn exclusief btw; details op deprijzenpagina.
Overstappen zonder alles over te typen
Overstappen faalt zelden op de software zelf, maar op het overzetten. Vraag of je je leerlinglijst kunt importeren, of je eerst een voorbeeld ziet en wat er met lesgeschiedenis gebeurt. In Musicdott importeer je een CSV-bestand uit je spreadsheet en koppel je zelf de kolommen. Leerlingen en ouders krijgen daarna een uitnodiging om hun account te activeren. Hoe je die gegevens daarna goed bijhoudt, lees je op de pagina overleerlingenadministratie.
Waar Musicdott past, en waar niet
Goede match
- Individuele, wekelijkse lessen
- Zelfstandige docenten tot scholen met een handvol docenten
- Je wilt dat leerlingen tussen de lessen meer oefenen
- Ouders moeten kunnen meekijken
- Je boekhouding regel je al ergens anders
Kijk ook verder
- Je wilt facturen en incasso in hetzelfde pakket
- Je school draait vooral op groepslessen, orkesten of ensembles
- Je zoekt vooral een boekhoud- of kassasysteem
Er bestaan meerdere goede pakketten voor muziekscholen. Ons advies: probeer er twee of drie met je eigen gegevens en je eigen lesweek. Bij ons is de eerste maand gratis en zeg je maandelijks op. Ben je zelfstandig docent, kijk dan ook bijsoftware voor muziekdocenten.