Een lesrooster maken is in september zo gedaan. Het lastige komt daarna: een leerling die op dinsdag voetbaltraining krijgt, een docent die ziek is, de herfstvakantie die net anders valt dan vorig jaar en drie afgemelde lessen die "nog ingehaald moeten worden". Zonder systeem houdt de eigenaar dat allemaal in zijn hoofd bij. Dat gaat goed tot het een keer misgaat, en dan is het meestal een ouder die je erop wijst.
Lesrooster maken in vijf stappen
Of je nu in Musicdott plant, in een ander programma of op papier: deze volgorde bespaart je veel geschuif.
- 1
Leg de beschikbaarheid vast
Welke docent kan wanneer, en welke lokalen heb je? Dat is je speelveld. Zonder dit begin je te puzzelen met losse leerlingwensen.
- 2
Zet de schoolvakanties erin
Doe dit vóór je lessen plant. Dan weet je meteen hoeveel lesweken je schooljaar telt, en dat heb je nodig voor je lesgeld.
- 3
Plan vaste lesreeksen
Eén reeks per leerling: dag, tijd, duur, docent, lokaal en een startdatum. Stopt een leerling, dan geef je de reeks een einddatum in plaats van alles te wissen.
- 4
Laat ruimte voor inhalen
Een rooster dat honderd procent vol zit, heeft geen plek voor inhaallessen. Houd per docent een paar vrije momenten per week achter de hand.
- 5
Schrijf je afmeld- en inhaalbeleid op
Hoe lang van tevoren moet een leerling afzeggen? Hoeveel lessen haal je per jaar in, en binnen welke termijn? Zet het in je lesvoorwaarden, dan hoef je er niet per keer over te onderhandelen.
Vaste lesreeksen in plaats van losse afspraken
Muziekles is bijna altijd wekelijks op hetzelfde moment. Daarom plan je in Musicdott geen losse afspraken, maar een lesreeks: elke dinsdag om 16.00 uur, dertig minuten, bij deze docent in dit lokaal, vanaf deze datum. De software zet de losse lessen daaruit in de agenda en slaat vakanties en vrije dagen over die je één keer per schooljaar invoert. Wijzigt er iets voor één week, dan pas je alleen die les aan. Stopt een leerling, dan krijgt de reeks een einddatum en blijft de lesgeschiedenis gewoon bewaard in deleerlingenadministratie.
Zet je per ongeluk twee leerlingen tegelijk bij dezelfde docent, dan krijg je een waarschuwing. Die controle werkt ook als je een datum kiest buiten de week die je op dat moment bekijkt, dus je ontdekt een dubbele boeking niet pas op de dag zelf.
Inhaallessen zonder spreadsheet
Inhaallessen zijn de stille tijdvreter van elke muziekschool. Een les wordt afgezegd, je belooft dat je hem inhaalt en drie weken later weet niemand meer of dat gebeurd is. In Musicdott markeer je een afgemelde les als "in te halen". Hij komt dan in een aparte lijst met inhaallessen, met een kleurtje dat laat zien hoe lang hij al openstaat: groen tot twee weken, oranje tot een maand en daarna rood.
Bij elke openstaande les zie je suggesties voor vrije momenten bij dezelfde docent in de komende twee weken, met dezelfde lesduur. Musicdott houdt daarbij rekening met de beschikbaarheid van de docent, bestaande lessen, vaste reeksen, vakanties en lokalen, en kiest per dag de momenten die het dichtst bij het oorspronkelijke lestijdstip liggen. Jij kiest er één, en de inhaalles staat in het rooster. Voorwaarde: de docent heeft zijn beschikbaarheid ingevuld.
Wat zit erin, en wat hoort bij de Manager-add-on?
| Onderdeel | Elk abonnement | Met Manager (€19,95/mnd) |
|---|---|---|
| Vaste lesreeksen, vakanties, lokalen | Ja | Ja |
| Waarschuwing bij dubbele boeking | Ja | Ja |
| Inhaallessen met suggesties | Ja | Ja |
| iCal-agenda en lesherinnering per mail | Ja | Ja |
| Docent ziek: alle lessen van een dag afmelden en leerlingen mailen | Per les | In één keer |
| Proeflessen online laten boeken via je website | Nee | Ja |
| Uren per docent en maand afsluiten | Nee | Ja |
Proeflessen die via je website geboekt worden, gebruiken dezelfde beschikbaarheid als het rooster. Een bezoeker kan dus alleen een moment kiezen dat écht vrij is. Meer daarover op de pagina over deManager.
Leerlingen, ouders en docenten weten waar ze aan toe zijn
Het rooster van je school is beschikbaar als iCal-agenda-abonnement voor Google Agenda, Apple Agenda of Outlook. Leerlingen met een e-mailadres krijgen de dag voor hun les een herinnering. Leerlingen en ouders zien hun lessen ook in hun eigen omgeving, op telefoon, tablet of laptop. Dat scheelt de vraag "hoe laat was het ook alweer?" in je berichten.
Voor wie werkt dit goed?
Musicdott is gemaakt voor scholen met individuele, wekelijkse lessen: van een zelfstandige docent met twintig leerlingen tot een school met een handvol docenten en een paar lokalen. Denk aandrumscholen,pianoscholen,gitaarscholen enzangscholen. Overweeg je om te groeien, lees dan ookwanneer je een tweede docent aanneemt.
De prijs begint bij €29,95 per maand voor 1 docent en 25 leerlingen, exclusief btw. De eerste maand is gratis. Alle plannen vind je op de prijzenpagina.