De meeste muziekscholen beginnen met een spreadsheet. Naam, telefoonnummer, lesdag, misschien een kolom "betaald". Dat werkt prima tot je een tweede docent aanneemt, een leerling halverwege het jaar stopt of een ouder vraagt wat zijn dochter de afgelopen maanden eigenlijk geleerd heeft. Dan blijkt de informatie verspreid te zitten over een spreadsheet, een schriftje, de mailbox en een handvol chatgesprekken. Goede leerlingenadministratie lost precies dat op: één plek waar alles over een leerling samenkomt, en waar elke docent bij kan wat hij nodig heeft.
Wat hoort er in een goede leerlingenadministratie?
Hoe klein of groot je school ook is, de basis is voor iedereen hetzelfde. Dit is wat je minimaal per leerling wilt kunnen terugvinden:
- Contactgegevens van leerling én ouder, want bij kinderen is de ouder je echte aanspreekpunt.
- De lesafspraak: welke docent, welke dag, hoe laat, hoe lang en in welk lokaal.
- Start- en einddatum, inclusief de reden van stoppen. Dat is goud waard als je later wilt weten waarom leerlingen afhaken.
- Lesgeschiedenis: welke lessen zijn gegeven, afgezegd of nog in te halen.
- Voortgang: waar werkt de leerling aan, wat beheerst hij al en wat moet nog groeien.
- Toestemming: bij minderjarigen wil je kunnen aantonen dat ouders akkoord zijn met wat je vastlegt.
In Musicdott staat dit allemaal in het leerlingprofiel. Een les inplannen, een verslag schrijven of een ouder uitnodigen doe je vanaf dezelfde pagina. Docenten werken in hetzelfde systeem, dus als een collega een les overneemt, ziet hij meteen waar de leerling gebleven is.
Van administratie naar leerlingvolgsysteem
Een adresboek is nog geen leerlingvolgsysteem. Het verschil zit in wat er tússen de lessen gebeurt. Na elke les schrijf je in Musicdott een kort lesverslag: wat je hebt gedaan, het huiswerk en eventueel het tempo dat de leerling haalde. Die verslagen vormen samen een logboek dat je bij de volgende les in tien seconden terugleest.
Lessen en oefeningen zet je klaar met tekst, video, bladmuziek of drumpatronen. De leerling ziet ze in zijn eigen omgeving en meldt met één klik dat hij geoefend heeft. Jij, de docent, beoordeelt hoe ver hij is op een eenvoudige schaal: van "moet nog oefenen" tot "kan het toepassen". Daarmee zie je in één oogopslag wie vastloopt, nog vóór de leerling zelf aan stoppen denkt. Waarom dat zo belangrijk is, lees je inwaarom WhatsApp geen leerlingvolgsysteem isen waarom leerlingen niet oefenen.
Een paar keer per jaar wil je ook een moment om afstand te nemen. Met voortgangsrapporten schrijf je per leerling een overzicht, dat je pas publiceert als je tevreden bent. Meer over het lesmateriaal en de lesomgeving vind je op de pagina over het les-platform.
Ouders horen erbij
Bij leerlingen tot een jaar of zestien regel je bijna alles met de ouders. Je nodigt een ouder uit vanaf het leerlingprofiel; hij krijgt dan een eigen login met het rooster, de lessen, de voortgang en berichten. Zitten er twee broers of zussen op je school met hetzelfde ouder-e-mailadres, dan ziet de ouder beide kinderen onder één account. Dat scheelt jou uitleg en de ouder een stapel losse mails. Tips om ouders te betrekken zonder dat ze de oefenpolitie worden, staan indit artikel.
Spreadsheet of software: het verschil in de praktijk
| Situatie | Spreadsheet + WhatsApp | Musicdott |
|---|---|---|
| Collega neemt een les over | Navragen wat er speelt | Lesverslagen en opdrachten staan in het profiel |
| Ouder vraagt naar voortgang | Uit je geheugen | Ouder kijkt zelf mee in het ouderportaal |
| Leerling stopt | Rij verwijderen, reden kwijt | Einddatum en reden vastgelegd |
| Telefoon kwijt of laptop stuk | Gegevens mogelijk weg | Alles online, met tweestapsverificatie |
Je bestaande leerlinglijst overzetten
Overstappen faalt meestal op één ding: niemand heeft zin om zestig leerlingen met de hand over te typen. Daarom importeer je in Musicdott gewoon een CSV-bestand, het formaat waarin je elke spreadsheet kunt opslaan. Je ziet eerst een voorbeeld, koppelt zelf de kolommen en pas daarna wordt er iets aangemaakt. Elke leerling of ouder krijgt vervolgens een uitnodiging per e-mail. Gebruik je nog de oude Musicdott 1.0, dan zetten wij je school, docenten, leerlingen en lesmateriaal voor je over.
AVG: wat je als muziekschool moet regelen
Je legt persoonsgegevens vast, vaak van kinderen. Dan moet je weten waar die gegevens staan en wie erbij kan. De applicatie en database van Musicdott draaien in de EU. Bij elk abonnement hoort eenverwerkersovereenkomst, en op de paginasub-verwerkers staat precies welke diensten we gebruiken, ook de paar die buiten de EU zitten en onder standaardcontractbepalingen vallen. Docenten en eigenaren loggen verplicht in met tweestapsverificatie. Voor minderjarige leerlingen kun je ouders om toestemming vragen, en accounts die jaren niet gebruikt zijn, worden automatisch geanonimiseerd.
Software regelt niet alles. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je vastlegt en waarom. Een goede vuistregel: noteer alleen wat je nodig hebt om goed les te geven en je school te runnen.
Wat Musicdott níet doet
Eerlijk is eerlijk: Musicdott is geen boekhoudpakket. We maken geen facturen met factuurnummers en we innen geen lesgeld. Met de Manager-add-on (€19,95 per maand) houd je wel per leerling per maand bij of het lesgeld binnen is, stuur je betalingsherinneringen, maak je een kwitantie en exporteer je alles als CSV voor je boekhouder. De factuur zelf en eventuele incasso regel je in je eigen boekhoud- of betaalsoftware.
Wat kost het?
Standaard kost €29,95 per maand voor 1 docent en 25 leerlingen. Pro kost €49,95 voor tot 3 docenten en 75 leerlingen, en Compleet €89,95 voor onbeperkt docenten en leerlingen. Alle prijzen zijn exclusief btw. De eerste maand is gratis en je zegt maandelijks op. Alle details staan op de prijzenpagina.