La plupart des écoles de musique commencent avec un tableur. Nom, téléphone, jour de cours, éventuellement une colonne « payé ». Ça marche, jusqu'à l'arrivée d'un deuxième professeur, d'un élève qui arrête en cours d'année ou d'un parent qui demande ce que sa fille a vraiment appris ce trimestre. On découvre alors que l'information est éparpillée entre un tableur, un carnet, votre boîte mail et quelques conversations de messagerie. Un bon logiciel de gestion des élèves règle exactement ce problème : un seul endroit où tout ce qui concerne un élève est réuni, et où chaque professeur trouve ce dont il a besoin.
Ce que contient une bonne fiche élève en école de musique
Quelle que soit la taille de votre école, les bases sont les mêmes. Pour chaque élève, vous voulez au minimum retrouver :
- Les coordonnées de l'élève et des parents, car avec les enfants, ce sont les parents vos vrais interlocuteurs.
- L'organisation du cours : quel professeur, quel jour, quelle heure, quelle durée et quelle salle.
- Les dates d'arrivée et de départ, avec le motif de l'arrêt. Précieux le jour où vous voulez comprendre pourquoi des élèves partent.
- L'historique des cours : ceux qui ont eu lieu, ceux qui ont été annulés et ceux qui restent à rattraper.
- La progression : ce sur quoi l'élève travaille, ce qu'il maîtrise et ce qui doit encore mûrir.
- Le consentement : pour les mineurs, vous voulez pouvoir montrer que les parents ont accepté ce que vous enregistrez.
Dans Musicdott, tout cela se trouve dans la fiche élève. Planifier un cours, écrire une note de cours ou inviter un parent se fait depuis la même page. Les professeurs travaillent dans le même système : quand un collègue assure un remplacement, il voit tout de suite où en est l'élève.
De l'administratif au vrai suivi de la progression
Un carnet d'adresses n'est pas un outil de suivi. La différence, c'est ce qui se passe entre les cours. Après chaque cours, vous écrivez dans Musicdott une courte note : ce que vous avez travaillé, les devoirs et peut-être le tempo atteint. Mises bout à bout, ces notes forment un historique que vous parcourez en dix secondes avant le cours suivant.
Vous préparez leçons et exercices avec du texte, des vidéos, des partitions, des tablatures ou des rythmes de batterie. Les élèves les retrouvent dans leur propre compte et indiquent d'un clic qu'ils se sont entraînés. Vous, le professeur, évaluez où ils en sont sur une échelle simple, de « doit encore s'entraîner » à « sait l'appliquer ». Vous voyez ainsi d'un coup d'œil qui bloque, bien avant que l'élève ne pense à abandonner. La pageapplication d'entraînement explique toute la boucle.
Quelques fois par an, vous voulez aussi prendre du recul. Les rapports de progression vous permettent de rédiger un bilan par élève, que vous ne publiez qu'une fois satisfait. Pratique en fin de trimestre ou avant une audition, quand les parents veulent savoir où en est leur enfant. Plus d'informations sur les supports de cours sur la pageplateforme de cours.
Les parents font partie du parcours
Jusqu'à seize ans environ, vous réglez presque tout avec les parents. Vous invitez un parent depuis la fiche élève ; il obtient son propre accès avec le planning, les leçons, la progression et les messages. Si deux frères et sœurs fréquentent votre école sous la même adresse e-mail, le parent voit les deux enfants dans un seul compte. Vous n'expliquez plus les choses deux fois, et le parent reçoit moins d'e-mails épars. Pour impliquer les parents sans en faire des surveillants, lisezcet article.
Tableur ou logiciel : la différence au quotidien
| Situation | Tableur + WhatsApp | Musicdott |
|---|---|---|
| Un collègue assure un remplacement | Il faut se renseigner | Notes de cours et devoirs sont dans la fiche |
| Un parent demande où en est son enfant | De mémoire | Le parent consulte son espace parent |
| Un élève arrête | Ligne supprimée, motif perdu | Date de fin et motif enregistrés |
| Téléphone perdu ou ordinateur en panne | Données peut-être perdues | Tout est en ligne, derrière une connexion à deux facteurs |
Reprendre votre liste d'élèves existante
Un changement d'outil échoue souvent sur un point : personne ne veut ressaisir soixante élèves à la main. Dans Musicdott, vous importez donc un fichier CSV, un format que n'importe quel tableur sait enregistrer. Vous voyez d'abord un aperçu, associez vous-même les colonnes, et ce n'est qu'ensuite que les fiches sont créées. Chaque élève ou parent reçoit alors une invitation par e-mail pour activer son compte. Si vous comparez plusieurs outils, lacheck-list pour choisir un logiciel liste les questions à poser sur la migration.
RGPD et données des enfants
Vous enregistrez des données personnelles, souvent celles d'enfants : vous devez donc savoir où elles sont stockées et qui y a accès. L'application et la base de données de Musicdott sont hébergées dans l'UE. Chaque formule inclut un accord de traitement des données, et la pagesous-traitants indique précisément quels services nous utilisons, y compris les quelques-uns hors UE couverts par des clauses contractuelles types. Professeurs et propriétaires doivent se connecter avec l'authentification à deux facteurs. Pour les mineurs, vous pouvez demander le consentement des parents, et les comptes inutilisés depuis des années sont anonymisés automatiquement. Le RGPD s'applique de la même façon en France et en Belgique.
Le logiciel ne fait pas tout : vous restez responsable de ce que vous enregistrez et pourquoi. Une bonne règle consiste à n'enregistrer que ce qui vous sert à bien enseigner et à faire tourner votre école.
Ce que Musicdott ne fait pas
Pour être honnête : Musicdott n'est pas un logiciel de facturation ni de comptabilité. Nous n'émettons pas de factures numérotées, n'acceptons pas les paiements par carte et ne gérons pas de prélèvements. Avecl'option Manager (19,95 € HT par mois), vous suivez par élève et par mois si les frais de cours sont payés, envoyez des rappels de paiement, créez un reçu et exportez le tout en CSV pour votre comptable. Musicdott est aussi conçu pour les cours individuels, pas pour de grands cours collectifs avec inscription au trimestre.
Combien ça coûte ?
Standard coûte 29,95 € HT par mois pour 1 professeur et 25 élèves. Pro coûte 49,95 € HT pour 3 professeurs et 75 élèves maximum, et Compleet 89,95 € HT pour un nombre illimité de professeurs et d'élèves. Le premier mois est offert et l'abonnement est résiliable chaque mois. Tous les détails sur lapage des tarifs.