Cherchez un logiciel d'école de musique et vous trouverez vite une dizaine d'outils qui se ressemblent sur le papier. Beaucoup sont bons, et plusieurs se concentrent surtout sur le planning et la facturation. Les différences qui comptent n'apparaissent souvent qu'après quelques mois d'utilisation quotidienne. Ce guide vous aide à les repérer à l'avance. Nous éditons Musicdott, nous ne sommes donc pas neutres ; c'est justement pour cela que nous disons clairement où nous avons notre place, et où nous ne l'avons pas.
Partez de votre point de blocage, pas de la liste des fonctions
Comparer des listes de fonctions mène à l'outil qui coche le plus de cases, rarement à celui qui vous aide au quotidien. Notez d'abord les trois choses qui vous prennent le plus de temps ou posent le plus souvent problème. Pour une école, ce sont les relances de frais de cours ; pour une autre, le flot de messages des parents ou le casse-tête des rattrapages. Jugez chaque outil d'abord sur ces trois points. Le reste est secondaire.
Pensez aussi à là où vous voulez être dans deux ans. Un professeur indépendant qui ne veut pas grandir n'a pas les mêmes besoins que quelqu'un qui compte embaucher un deuxième professeur l'an prochain. Si la question se pose, lisez quand embaucher un deuxième professeur de musique.
La check-list
Posez ces questions à chaque éditeur. La colonne de droite donne notre propre réponse, pour vous offrir un point de comparaison immédiat.
| Critère | Question à l'éditeur | Musicdott |
|---|---|---|
| Accord de traitement des données | Est-il inclus d'office, ou faut-il le demander ? | Inclus dans toutes les formules. |
| Stockage des données | Où se trouve la base de données ? Quels sous-traitants sont hors UE ? | Application et base de données dans l'UE ; la liste complète des sous-traitants est publique. |
| Sécurité | La connexion à deux facteurs est-elle disponible, voire obligatoire, pour l'équipe ? | Obligatoire pour les propriétaires et les professeurs. |
| Planning et rattrapages | Peut-on créer des séries hebdomadaires ? Comment sont gérés les vacances et les rattrapages ? | Séries récurrentes, vacances, alerte de double réservation, liste de rattrapage avec créneaux proposés. |
| Contenu des cours | Peut-on créer des leçons avec ses propres supports et les afficher en salle ? | Leçons en blocs (vidéo, partitions, tablatures, rythmes de batterie, accords) et Teach Mode sur un second écran. |
| Entraînement entre les cours | Les élèves retrouvent-ils leurs supports chez eux ? Le professeur sait-il s'ils ont travaillé ? | Oui, c'est le cœur de Musicdott : journal d'entraînement, évaluation par le professeur, XP. |
| Parents | Les parents ont-ils leur propre accès ? Cela fonctionne-t-il pour les familles de plusieurs enfants ? | Espace parents avec un identifiant par famille. |
| Frais de cours et facturation | L'outil émet-il des factures et encaisse-t-il les paiements, ou suit-il seulement qui a payé ? | Ni factures ni encaissement. Statut de paiement, rappels et export CSV via l'option Manager. |
| Import | Pouvez-vous reprendre votre liste d'élèves sans tout ressaisir ? | Import CSV avec aperçu et association des colonnes. |
| Modèle tarifaire | Par élève, par professeur ou au forfait ? Combien à deux fois votre taille actuelle ? | Formules avec prix de base et tranches de 5 élèves ; Compleet est un forfait. |
| Essai et engagement | Peut-on l'essayer gratuitement ? Êtes-vous engagé pour un an ? | Premier mois offert, résiliable chaque mois. |
Protection des données et données des enfants
Une école de musique traite des données personnelles, souvent de mineurs. Vous êtes responsable du traitement, l'éditeur du logiciel est votre sous-traitant, et le RGPD impose de formaliser cela dans un accord de traitement des données. Demandez où les données sont stockées et quels autres acteurs (sous-traitants) peuvent y accéder. « Hébergé dans l'UE » est un bon début, mais les services d'e-mail ou de paiement peuvent se trouver ailleurs. Ce n'est pas forcément un problème, tant que c'est transparent et encadré par des garanties comme les clauses contractuelles types. L'accord de traitement des données de Musicdott et la liste complète des sous-traitants sont tout simplement publiés sur le site.
Planning, entraînement et parents : le travail de tous les jours
Ne vérifiez pas seulement qu'il y a un agenda ; testez ce qui se passe quand ça se complique : un cours annulé, un professeur malade, une semaine de vacances. En combien de temps organisez-vous un rattrapage ? Notre pageplanning des cours montre notre approche.
Regardez ensuite ce qui se passe entre deux cours. Un logiciel purement administratif fait tourner votre école mais ne fait pas progresser vos élèves. Les élèves retrouvent-ils leurs supports chez eux ? Le professeur sait-il s'ils ont travaillé ? Peut-on afficher la leçon sur un écran en salle ? C'est de là que vient Musicdott ; voir la pageapplication d'entraînement etce qu'une bonne appli de musique doit faire, et ne pas faire. Et avec des enfants : les parents ont-ils leur propre accès, et cela fonctionne-t-il pour une famille avec deux enfants dans votre école ?
La facturation : dans le logiciel d'école ou dans votre comptabilité ?
Certains outils émettent des factures et encaissent les paiements par carte ou prélèvement ; d'autres suivent seulement qui a payé et laissent la facturation à votre logiciel de comptabilité. Les deux fonctionnent, à condition de savoir ce que vous voulez. Si vous avez besoin d'un seul système pour tout, Musicdott n'est pas pour vous : nous n'émettons pas de factures numérotées et n'encaissons pas les frais de cours. Avecl'option Manager (19,95 € HT par mois), vous suivez le statut de paiement par élève et par mois, envoyez des rappels, créez des reçus et exportez le tout en CSV pour votre comptable.
Tarif par élève ou forfait ?
Un tarif par élève semble juste quand on est petit, mais il augmente à chaque inscription. Un forfait est prévisible, mais vous le payez aussi en août. Faites donc toujours deux scénarios : vos effectifs actuels et ceux que vous prévoyez dans deux ans. Incluez les options, les frais de mise en route et la TVA, et vérifiez la devise de facturation.
Musicdott se situe entre les deux. Standard coûte 29,95 € par mois pour 1 professeur et 25 élèves, plus 4,50 € par tranche de 5 élèves supplémentaires : un professeur avec 40 élèves paie donc 43,45 €. Pro coûte 49,95 € pour 3 professeurs et 75 élèves maximum, et Compleet 89,95 € au forfait pour un nombre illimité de professeurs et d'élèves. Dès qu'une formule supérieure devient moins chère pour vous, nous vous y faisons passer automatiquement. Tous les prix sont en euros HT ; détails sur la page des tarifs.
Changer d'outil sans tout ressaisir
Un changement échoue rarement à cause du logiciel lui-même ; il échoue au moment du déménagement. Demandez si vous pouvez importer votre liste d'élèves, si vous voyez un aperçu d'abord et ce que devient l'historique des cours. Dans Musicdott, vous importez un fichier CSV depuis votre tableur et associez vous-même les colonnes. Élèves et parents reçoivent ensuite une invitation pour activer leur compte. Pour garder ensuite ces fiches en bon état, consultez la page gestion des élèves.
Là où Musicdott a sa place, et là où il ne l'a pas
Un bon choix si
- Vous donnez des cours individuels hebdomadaires
- Vous êtes professeur indépendant ou une école de quelques professeurs
- Vous voulez que vos élèves s'entraînent davantage entre les cours
- Vous voulez utiliser vos propres supports, aussi sur un écran en salle
- Les parents doivent pouvoir suivre
- Votre facturation est déjà gérée ailleurs
Cherchez ailleurs si
- Vous voulez la facturation, le paiement par carte ou le prélèvement dans le même outil
- Votre école fonctionne surtout avec des cours collectifs, orchestres ou ensembles avec inscription au trimestre
- Vous avez besoin d'un agenda en glisser-déposer ou d'une synchronisation Google Agenda dans les deux sens
- Vous cherchez avant tout un logiciel de comptabilité ou de caisse
Il existe plusieurs bons outils pour les écoles de musique. Notre conseil : testez-en deux ou trois avec vos propres données et votre propre semaine de cours. Chez nous, le premier mois est offert et l'abonnement est résiliable chaque mois. Vous enseignez seul ? Voyez aussi lelogiciel pour professeurs de musique.