Monter le planning en septembre, c'est la partie facile. Le plus dur vient ensuite : une élève dont l'entraînement de foot passe au mardi, un professeur malade, des vacances de la Toussaint qui ne tombent pas comme l'an dernier, et trois cours annulés « qu'il faudra rattraper ». Sans outil, c'est la direction qui garde tout cela en tête. Ça tient jusqu'au jour où ça ne tient plus, et c'est généralement un parent qui s'en aperçoit.
Construire le planning d'une école de musique en cinq étapes
Que vous planifiiez dans Musicdott, dans un autre outil ou sur papier, procéder dans cet ordre vous évite bien des remaniements.
- 1
Commencer par les disponibilités
Quel professeur peut enseigner quand, et de quelles salles disposez-vous ? C'est votre terrain de jeu. Sans cette base, vous jonglez avec les demandes des parents avant même de savoir ce qui est possible.
- 2
Saisir les vacances scolaires
Faites-le avant de planifier quoi que ce soit. Vous savez tout de suite combien de semaines de cours compte votre année, ce dont vous avez besoin pour fixer des frais de cours mensuels ou trimestriels.
- 3
Planifier des séries hebdomadaires
Une série par élève : même jour, même heure, même professeur. Remplissez d'abord les créneaux les plus demandés, juste après l'école, et proposez les horaires plus calmes aux adultes.
- 4
Garder de la place pour les rattrapages
Un planning entièrement rempli n'a aucune place pour un cours manqué. Quelques créneaux libres par professeur et par semaine vous évitent bien des discussions délicates.
- 5
Écrire votre règle d'annulation
Combien de temps à l'avance un élève doit-il prévenir ? Combien de cours rattrapez-vous par an, et dans quel délai ? Inscrivez-le dans vos conditions pour ne pas le renégocier à chaque fois.
Des séries hebdomadaires plutôt que des rendez-vous isolés
Un cours de musique a presque toujours lieu chaque semaine à la même heure. Dans Musicdott, vous ne réservez donc pas des rendez-vous un par un : vous créez une série récurrente. Tous les mardis à 16 h, trente minutes, avec ce professeur, dans cette salle, à partir de cette date. Les cours sont générés à partir de cette série, en sautant les vacances et les jours de fermeture saisis une fois pour l'année. Si une seule semaine change, vous ne modifiez que ce cours-là. Quand un élève arrête, la série reçoit une date de fin et l'historique des cours reste dans safiche élève.
Si vous placez par erreur deux élèves en même temps chez le même professeur, vous recevez une alerte. Ce contrôle fonctionne aussi quand vous choisissez une date en dehors de la semaine affichée : vous ne découvrez pas la double réservation le jour même.
Des cours de rattrapage sans tableur
Les rattrapages grignotent discrètement du temps dans toutes les écoles de musique. Un cours est annulé, vous promettez de le rattraper, et trois semaines plus tard plus personne ne sait si c'est fait. Dans Musicdott, vous marquez un cours annulé comme à rattraper. Il rejoint une liste de rattrapage séparée, avec une couleur selon son ancienneté : vert jusqu'à deux semaines, orange jusqu'à un mois, rouge au-delà.
Pour chaque rattrapage en attente, vous voyez des créneaux libres proposés chez le même professeur sur les deux semaines suivantes, de même durée. Musicdott tient compte des disponibilités du professeur, des cours existants, des séries récurrentes, des vacances et des salles, et retient chaque jour les créneaux les plus proches de l'horaire d'origine. Vous en choisissez un et le rattrapage est dans le planning. Une seule condition : le professeur doit avoir saisi ses disponibilités. Une règle claire et constante est plus juste pour tout le monde que des exceptions au cas par cas, y compris pour les parents, comme l'expliquece que les parents peuvent attendre des cours de musique.
Ce qui est inclus, et ce qu'apporte l'option Manager
| Fonction | Toutes les formules | Avec Manager (19,95 € HT/mois) |
|---|---|---|
| Séries hebdomadaires, vacances, salles | Oui | Oui |
| Alerte de double réservation | Oui | Oui |
| Cours de rattrapage avec créneaux proposés | Oui | Oui |
| Flux iCal et rappel par e-mail la veille | Oui | Oui |
| Professeur malade : annuler toute la journée et prévenir les élèves | Cours par cours | En une fois |
| Réservation de cours d'essai en ligne sur votre site | Non | Oui |
| Heures des professeurs par mois, clôture mensuelle, export CSV | Non | Oui |
Les cours d'essai réservés via votre site utilisent les mêmes disponibilités que le planning : un visiteur ne peut choisir qu'un créneau réellement libre. Plus d'informations sur la pageManager, et sur l'ajout de la réservation de cours d'essai à votre site existant avec une seule ligne de code sur la pagecours d'essai et chat.
Élèves, parents et professeurs savent où ils en sont
Le planning de votre école est disponible en abonnement iCal pour Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook. Le flux va dans un seul sens : vous modifiez dans Musicdott, et cela apparaît dans l'agenda. Les élèves qui ont une adresse e-mail reçoivent un rappel la veille de leur cours. Les parents voient le planning dans leur propre espace parent, avec un seul identifiant pour les frères et sœurs. Les professeurs voient leur propre planning, la direction celui de toute l'école.
Ce que le planning de Musicdott ne fait pas
Soyons francs : il n'y a pas d'agenda où déplacer les cours par glisser-déposer, ni de synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda. Musicdott est conçu pour les cours individuels hebdomadaires, pas pour de grands cours collectifs avec inscription au trimestre. Si votre école fonctionne surtout avec des cours collectifs, des chorales ou des ensembles, comparez quelques outils avant de décider ; notrecheck-list pour choisir un logiciel vous y aidera.
Bien plus qu'un planning
Le planning fait tourner l'école, mais il ne fait pas progresser les élèves. Dans Musicdott, le même cours du planning ouvre aussi le contenu de la leçon, les notes de cours et le journal d'entraînement : ce qui se passe entre deux cours devient visible. Découvrez comment sur la pageapplication d'entraînement. Vous enseignez seul ? Consultez le logiciel pour professeurs de musique.
Les formules démarrent à 29,95 € HT par mois pour 1 professeur et 25 élèves. Le premier mois est offert et l'abonnement est résiliable chaque mois. Tous les détails sur lapage des tarifs.