Montar los horarios en septiembre es lo fácil. Lo difícil viene después: un alumno al que le cambian el entrenamiento de fútbol al martes, un profesor que se pone enfermo, un puente que este año cae en otra semana y tres clases canceladas que «hay que recuperar». Sin un sistema, todo eso lo lleva el director de la academia en la cabeza. Funciona hasta el día en que deja de funcionar, y casi siempre es un padre quien lo señala.
El horario de una academia de música en cinco pasos
Tanto si haces el horario en Musicdott como en otro programa o en papel, seguir este orden te ahorra muchos cambios.
- 1
Empieza por la disponibilidad
¿Qué profesor puede dar clase y cuándo? ¿Qué aulas tienes? Ese es tu terreno de juego. Sin él acabas encajando peticiones sueltas de los padres antes de saber qué es posible de verdad.
- 2
Introduce las vacaciones
Hazlo antes de programar nada: Navidad, Semana Santa, puentes y festivos locales. Así sabes enseguida cuántas semanas lectivas tiene tu curso, algo que necesitas para fijar cuotas mensuales o trimestrales.
- 3
Programa series semanales
Una serie por alumno: mismo día, misma hora, mismo profesor. Llena primero las franjas que todos quieren (justo después del colegio) y ofrece las horas más tranquilas a adultos.
- 4
Deja sitio para recuperaciones
Un horario lleno al cien por cien no tiene dónde meter una clase perdida. Unos pocos huecos libres por profesor y semana te ahorran muchas conversaciones incómodas.
- 5
Pon por escrito tu política de cancelación
¿Con cuánta antelación debe avisar un alumno? ¿Cuántas clases al año recuperas y en qué plazo? Ponlo en tus condiciones para no negociarlo cada vez.
Series semanales en lugar de citas sueltas
Las clases de música son casi siempre semanales y a la misma hora. Por eso en Musicdott no reservas citas sueltas: creas una serie de clases. Todos los martes a las 17:00, treinta minutos, con este profesor en esta aula, a partir de esta fecha. Las clases individuales se generan a partir de la serie y se saltan las vacaciones y los días de cierre que introdujiste una vez para todo el curso. Si cambia algo una sola semana, cambias solo esa clase. Cuando un alumno se da de baja, la serie recibe una fecha de fin y el historial de clases se queda en su ficha de alumno.
Si sin querer pones a dos alumnos con el mismo profesor a la misma hora, recibes un aviso. Esa comprobación también funciona cuando eliges una fecha fuera de la semana que estás viendo, así que no descubres el solapamiento el mismo día de la clase.
Clases de recuperación sin hoja de cálculo
Las recuperaciones se comen tiempo en cualquier escuela de música. Se cancela una clase, prometes recuperarla y tres semanas después nadie recuerda si se hizo. En Musicdott marcas la clase cancelada como pendiente de recuperar. Pasa a una lista aparte, con un color según el tiempo que lleva esperando: verde hasta dos semanas, naranja hasta un mes y rojo a partir de ahí.
Para cada recuperación pendiente ves huecos libres sugeridos con el mismo profesor en las dos semanas siguientes, con la misma duración. Musicdott tiene en cuenta la disponibilidad del profesor, las clases ya programadas, las series semanales, las vacaciones y las aulas, y cada día elige los huecos más cercanos a la hora original. Escoges uno y la recuperación queda en el horario. Una condición: el profesor tiene que haber indicado su disponibilidad. Si antes quieres pensar tu política, te ayudará leerla previsibilidad como fortaleza: una regla clara y constante es más justa para todos que las excepciones caso por caso.
Qué incluye cada plan y qué añade el complemento Manager
| Función | Todos los planes | Con Manager (€19,95/mes) |
|---|---|---|
| Series semanales, vacaciones, aulas | Sí | Sí |
| Aviso de solapamiento | Sí | Sí |
| Clases de recuperación con huecos sugeridos | Sí | Sí |
| Feed iCal y recordatorio por correo el día antes | Sí | Sí |
| Profesor de baja: cancelar un día entero y avisar a los alumnos | Clase a clase | De una vez |
| Reserva online de clases de prueba en tu propia web | No | Sí |
| Horas por profesor y mes, cierre mensual, exportación CSV | No | Sí |
Las clases de prueba reservadas desde tu web usan la misma disponibilidad que el horario, así que un visitante solo puede elegir un hueco que esté libre de verdad. Más información en la página deManager y en cómo añadir la reserva de clases de prueba a la web que ya tienes con una sola línea de código, en clases de prueba y chat en tu web.
Alumnos, padres y profesores saben a qué atenerse
El horario de tu escuela está disponible como suscripción iCal para Google Calendar, Apple Calendar u Outlook. Es un feed en un solo sentido: haces los cambios en Musicdott y aparecen en el calendario. Los alumnos con correo electrónico reciben un recordatorio el día antes de su clase. Los padres ven el horario en su propio acceso, con un solo acceso para hermanos. Cada profesor ve su propio horario y el director ve toda la escuela.
Lo que los horarios de Musicdott no hacen
Para ser claros: no hay un calendario de arrastrar y soltar para mover clases, ni sincronización en dos sentidos con Google Calendar. Musicdott está pensado para clases individuales semanales, no para grupos grandes de lenguaje musical, coros o agrupaciones con matrícula por trimestre. Si tu escuela funciona sobre todo con cursos en grupo, compara varias herramientas antes de decidir; nuestrachecklist para elegir software te ayuda.
Más que un horario
El horario mantiene la escuela en marcha, pero no hace que los alumnos mejoren. En Musicdott, la misma clase del horario abre el material, las notas de clase y el registro de práctica, así que lo que pasa entre clases también se ve. Mira cómo funciona en la app para practicar música. ¿Das clase por tu cuenta? Echa un vistazo alsoftware para profesores de música.
Los planes empiezan en €29,95 al mes sin IVA para 1 profesor y 25 alumnos, con el primer mes gratis y cancelación mensual. Detalles en la página de precios.