Busca «software para escuelas de música» o «programa de gestión para academias de música» y encontrarás enseguida una docena de herramientas que sobre el papel parecen iguales. Muchas son buenas, y varias se centran sobre todo en matrículas, horarios y cobros. Las diferencias que importan suelen aparecer tras unos meses de uso diario. Esta guía te ayuda a verlas antes. Hacemos Musicdott, así que no somos neutrales; justo por eso contamos con claridad dónde encajamos y dónde no.
Empieza por tu cuello de botella, no por la lista de funciones
Comparar listas de funciones te lleva a la herramienta con más casillas marcadas, que rara vez es la que más te ayuda en el día a día. Apunta primero las tres cosas que más tiempo te cuestan o que más fallan. Para una escuela es reclamar cuotas; para otra, el goteo de mensajes de los padres o el malabarismo con las recuperaciones. Juzga cada herramienta primero por esos tres puntos. El resto es secundario.
Piensa también en dónde quieres estar dentro de dos años. Un profesor particular que no quiere crecer tiene otras necesidades que alguien que piensa incorporar a un segundo profesor el curso que viene. Si es tu caso, leecuándo contratar a un segundo profesor de música.
La checklist
Haz estas preguntas a cada proveedor. La columna de la derecha tiene nuestra propia respuesta, para que tengas un punto de comparación inmediato.
| Criterio | Pregunta para el proveedor | Musicdott |
|---|---|---|
| Acuerdo de tratamiento de datos | ¿Viene incluido de serie o tienes que pedirlo? | Incluido en todos los planes. |
| Dónde están los datos | ¿Dónde está la base de datos? ¿Qué subencargados están fuera de tu región? | Aplicación y base de datos en la UE; la lista de subencargados es pública. |
| Seguridad | ¿Hay verificación en dos pasos para el profesorado? ¿Es obligatoria? | Obligatoria para directores y profesores. |
| Horarios y recuperaciones | ¿Puedes crear series semanales? ¿Cómo se gestionan vacaciones y clases de recuperación? | Series de clases, vacaciones, aviso de solapamiento, lista de recuperaciones con huecos sugeridos. |
| Material de clase | ¿Puedes montar clases con tu propio material y mostrarlas en el aula? | Clases con bloques (vídeo, partituras, tablaturas, ritmos de batería, acordes) y Teach Mode en una segunda pantalla. |
| Práctica entre clases | ¿Encuentra el alumno su material en casa? ¿Sabe el profesor si ha practicado? | Sí, es el núcleo de Musicdott: registro de práctica, valoración del profesor, XP. |
| Padres | ¿Tienen acceso propio? ¿Funciona con familias de varios hijos? | Portal para padres con un acceso por familia. |
| Cuotas y facturación | ¿Emite facturas y cobra, o solo controla quién ha pagado? | Ni facturas ni cobros. Estado de pago, recordatorios y CSV con el complemento Manager. |
| Importación | ¿Puedes importar tu lista actual sin teclearla de nuevo? | Importación CSV con vista previa y asignación de columnas. |
| Modelo de precios | ¿Por alumno, por profesor o tarifa plana? ¿Cuánto cuesta con el doble de alumnos? | Planes con precio base y bloques de 5 alumnos; Compleet es tarifa plana. |
| Prueba y permanencia | ¿Puedes probarlo gratis? ¿Hay permanencia anual? | Primer mes gratis, cancelación mensual. |
Protección de datos y datos de menores
Una escuela de música trata datos personales, a menudo de menores. Tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor de software es tu encargado, algo que según el RGPD se recoge en un acuerdo de tratamiento de datos. Pregunta dónde se guardan los datos y qué otras empresas (subencargados) pueden acceder a ellos. «Alojado en la UE» es un buen comienzo, pero los servicios de correo o de pago pueden estar en otro lugar. No es necesariamente un problema, siempre que sea transparente y esté cubierto por garantías como las cláusulas contractuales tipo. El acuerdo de tratamiento de datos de Musicdott y la lista completa desubencargados están publicados en la web. Si tu escuela está en Latinoamérica, las mismas preguntas siguen valiendo la pena; las familias de tus alumnos lo agradecerán.
Horarios, práctica y padres: el trabajo de cada día
No compruebes solo si hay un calendario; comprueba qué pasa cuando algo sale mal: una clase cancelada, un profesor de baja, una semana de vacaciones. ¿Cuánto tardas en cuadrar una recuperación? Enhorarios para escuelas de música ves cómo lo resolvemos nosotros.
Después mira qué pasa entre clases. Un programa que solo hace gestión mantiene la escuela en marcha, pero no hace avanzar a tus alumnos. ¿Encuentra el alumno su material en casa? ¿Sabe el profesor si ha practicado? ¿Se puede mostrar la clase en una pantalla del aula? De ahí viene Musicdott; mira laapp para practicar música ylo que una buena app de música debe y no debe hacer. Y con niños: ¿tienen los padres su propio acceso y funciona para una familia con dos hijos en tu escuela?
Facturación: ¿en el software de la escuela o en tu programa contable?
Algunas herramientas emiten facturas y cobran con tarjeta o domiciliación; otras solo controlan quién ha pagado y dejan la facturación a tu programa contable o a tu gestoría. Las dos opciones funcionan, siempre que sepas cuál quieres. Si necesitas un único sistema para todo, Musicdott no es para ti: no emitimos facturas numeradas ni cobramos cuotas. Con el complemento Manager (€19,95 al mes) controlas el estado de pago por alumno y mes, envías recordatorios, generas justificantes de pago y lo exportas todo en CSV para tu gestoría.
¿Precio por alumno o tarifa plana?
Pagar por alumno parece justo cuando eres pequeño, pero sube con cada matrícula nueva. Una tarifa plana es previsible, pero también la pagas en agosto. Calcula siempre dos escenarios: tu número actual de alumnos y el que esperas dentro de dos años. Incluye complementos, costes de alta e IVA, y comprueba en qué moneda te cobran.
Musicdott está a medio camino. Estándar cuesta €29,95 al mes para 1 profesor y 25 alumnos, más €4,50 por cada bloque de 5 alumnos extra, así que un profesor con 40 alumnos paga €43,45. Pro cuesta €49,95 para hasta 3 profesores y 75 alumnos, y Compleet €89,95 fijos para profesores y alumnos ilimitados. En cuanto un plan mayor te sale más barato, te cambiamos automáticamente. Todos los precios son en euros y sin IVA; detalles en lapágina de precios.
Cambiar sin volver a teclearlo todo
Un cambio rara vez falla por el programa en sí; falla en la mudanza. Pregunta si puedes importar tu lista de alumnos, si ves una vista previa antes y qué pasa con el historial de clases. En Musicdott importas un archivo CSV desde tu hoja de cálculo y asignas tú las columnas. Después, alumnos y padres reciben una invitación para activar su cuenta. Cómo mantener esas fichas en orden después lo explicamos engestión de alumnos.
Dónde encaja Musicdott y dónde no
Encaja bien
- Clases individuales semanales
- Desde profesores particulares hasta escuelas con unos cuantos profesores
- Quieres que tus alumnos practiquen más entre clases
- Quieres usar tu propio material, también en una pantalla del aula
- Los padres deben poder seguir el progreso
- Tu facturación ya está en otro sitio
Busca otra opción
- Quieres facturación, cobros con tarjeta o domiciliaciones en la misma herramienta
- Tu escuela funciona sobre todo con clases colectivas, orquestas o agrupaciones con matrícula trimestral
- Necesitas un calendario de arrastrar y soltar o sincronización en dos sentidos con Google Calendar
- Buscas sobre todo un programa de contabilidad o un TPV
Hay varias herramientas buenas para escuelas de música. Nuestro consejo: prueba dos o tres con tus propios datos y tu propia semana de clases. Con nosotros el primer mes es gratis y puedes cancelar mes a mes. ¿Das clase por tu cuenta? Mira también el software para profesores de música, o las páginas por instrumento, comoescuelas de batería.