Casi todas las academias de música empiezan con una hoja de cálculo. Nombre, teléfono, día de clase y quizá una columna de «pagado». Funciona hasta que incorporas a un segundo profesor, un alumno lo deja a mitad de curso o una madre pregunta qué ha aprendido realmente su hija este trimestre. Entonces resulta que la información está repartida entre una hoja de cálculo, una libreta, tu correo y unos cuantos grupos de chat. Un buen programa de gestión de alumnos resuelve justo eso: un único sitio donde se reúne todo lo de cada alumno y donde cada profesor encuentra lo que necesita.
Qué debe contener la ficha de un alumno de música
Sea cual sea el tamaño de tu escuela, lo básico es lo mismo. Como mínimo quieres poder encontrar, por alumno:
- Datos de contacto del alumno y de los padres, porque con niños tu interlocutor real son los padres.
- El acuerdo de clase: qué profesor, qué día, a qué hora, cuánto dura y en qué aula.
- Fecha de alta y de baja, con el motivo de la baja. Muy valioso cuando quieres entender por qué se van los alumnos.
- Historial de clases: cuáles se dieron, cuáles se cancelaron y cuáles quedan por recuperar.
- Progreso: en qué está trabajando, qué domina ya y qué tiene que crecer todavía.
- Consentimiento: con menores quieres poder demostrar que los padres están de acuerdo con lo que registras.
En Musicdott todo esto está en la ficha del alumno. Programar una clase, escribir una nota de clase o invitar a un padre se hace desde la misma página. Todo el profesorado trabaja en el mismo sistema, así que cuando un compañero cubre una clase ve enseguida en qué punto está el alumno.
De la gestión al seguimiento real del progreso
Una agenda de contactos no es un sistema de seguimiento de alumnos. La diferencia está en lo que pasa entre clases. Después de cada clase escribes en Musicdott una nota breve: qué habéis trabajado, los deberes y quizá el tempo al que llegó el alumno. Juntas, esas notas forman un historial que repasas en diez segundos antes de la siguiente clase.
Preparas clases y ejercicios con texto, vídeo, partituras, tablaturas o ritmos de batería. El alumno los ve en su propia cuenta y anota con un clic que ha practicado. Tú, como profesor, valoras en qué punto está con una escala sencilla que va de «necesita practicar» a «sabe aplicarlo». Así ves de un vistazo quién se ha atascado, mucho antes de que el alumno empiece a pensar en dejarlo. La página de laapp para practicar música explica el ciclo completo, ypor qué los alumnos realmente lo dejanexplica por qué importa.
Unas cuantas veces al año también quieres tomar distancia. Con los informes de progreso escribes un resumen por alumno, que publicas solo cuando estás conforme. Resulta útil al final de cada trimestre o antes de una prueba de acceso al conservatorio, cuando los padres quieren saber cómo va la cosa. Más sobre el material de clase en la plataforma de clases.
Los padres forman parte
Con alumnos de hasta unos dieciséis años, casi todo se organiza con los padres. Invitas a un padre o madre desde la ficha del alumno; recibe su propio acceso con el horario, las clases, el progreso y los mensajes. Si dos hermanos estudian en tu escuela con el mismo correo de contacto, ve a los dos en una sola cuenta. Te ahorra explicar las cosas dos veces y a la familia un montón de correos sueltos. Para implicar a los padres sin convertirlos en vigilantes de la práctica, leecómo los padres pueden ayudar sin convertirse en policías.
Hoja de cálculo o programa: la diferencia en la práctica
| Situación | Hoja de cálculo + WhatsApp | Musicdott |
|---|---|---|
| Un compañero cubre una clase | Preguntar por ahí qué está trabajando | Notas de clase y tareas en la ficha |
| Un padre pregunta por el progreso | De memoria | El padre lo consulta en su portal |
| Un alumno se da de baja | Se borra la fila y se pierde el motivo | Fecha y motivo de baja registrados |
| Pierdes el móvil o se rompe el portátil | Datos quizá perdidos | Todo en línea, con verificación en dos pasos |
Traer tu lista de alumnos actual
Un cambio de programa suele fallar por una cosa: nadie quiere volver a teclear sesenta alumnos a mano. Por eso en Musicdott importas un archivo CSV, el formato que cualquier hoja de cálculo sabe guardar. Primero ves una vista previa, asignas tú las columnas y solo entonces se crea algo. Después, cada alumno o padre recibe una invitación por correo para activar su cuenta. Si estás comparando varias herramientas, lachecklist para elegir software incluye las preguntas sobre la migración.
RGPD y datos de menores
Registras datos personales, a menudo de niños, así que necesitas saber dónde se guardan y quién puede acceder. La aplicación y la base de datos de Musicdott están en la UE. Todos los planes incluyen unacuerdo de tratamiento de datos, y la página desubencargados detalla exactamente qué servicios usamos, incluidos los pocos fuera de la UE cubiertos por cláusulas contractuales tipo. Profesores y directores deben iniciar sesión con verificación en dos pasos. Con menores puedes pedir el consentimiento de los padres, y las cuentas sin usar durante años se anonimizan automáticamente.
El programa no lo resuelve todo: tú sigues siendo responsable de lo que registras y por qué. Una buena regla es registrar solo lo que necesitas para enseñar bien y llevar tu escuela.
Lo que Musicdott no hace
Con sinceridad: Musicdott no es un programa de facturación ni de contabilidad. No emitimos facturas numeradas, no cobramos con tarjeta ni pasamos recibos domiciliados. Con el complemento Manager (€19,95 al mes) puedes ver por alumno y mes si la cuota está pagada, enviar recordatorios de pago, generar un justificante de pago y exportarlo todo en CSV para tu gestoría. Musicdott también está pensado para clases individuales más que para grupos grandes de lenguaje musical con matrícula trimestral.
¿Cuánto cuesta?
Estándar cuesta €29,95 al mes para 1 profesor y 25 alumnos. Pro cuesta €49,95 para hasta 3 profesores y 75 alumnos, y Compleet €89,95 para profesores y alumnos ilimitados. Ningún precio incluye IVA. El primer mes es gratis y puedes cancelar mes a mes. Todos los detalles en la página de precios.